টাস্ক ম্যানেজমেন্টের ক্ষেত্রে, আমি এটি সব চেষ্টা করেছি। আমি Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion ইত্যাদি ব্যবহার করেছি। আমি Gantt চার্ট তৈরি করেছি, কানবান বোর্ডে স্টিকি নোট রেখেছি এবং তালিকার পর তালিকার নাম লিখতে কলম ও কাগজ ব্যবহার করেছি। আমি অনুসরণ করেছি কোন কিছু করতে পদ্ধতি আমি এমনকি বাইন্ডার ক্লিপগুলির সাথে সূচী কার্ডের স্ট্যাকগুলি চেষ্টা করেছি, চতুরভাবে “হিপস্টার পিডিএ” নামে পরিচিত। হ্যাঁ, এটি একটি জিনিস ছিল.
কিছুই আটকে নেই।
যতদূর.
আমি একটি সিস্টেম ব্যবহার করি। আমি কাজের শীর্ষে থাকি, সঠিক লোকেদের কাছে জিনিস অর্পণ করি, যখন আমার প্রয়োজন হয় তখন লোকেদের সাথে অনুসরণ করি এবং আমার সময় নির্ধারণ করি তাই আমি এখনই সবকিছু শেষ করার চেষ্টা করছি না।
আমার নতুন সিস্টেম? এক আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স, আমি মাইক্রোসফ্টের OneNote অ্যাপের মাধ্যমে এটি তৈরি করেছি, তবে বেশিরভাগ উপাদান একটি নথিতে একটি স্প্রেডশীট বা টেবিলেও করা যেতে পারে।
একজন আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স এমন কিছু করেছে যা অন্য কোন টাস্ক ম্যানেজমেন্ট টুল করতে পারে না – আমাকে আমার #ContentMarketing টাস্কের শীর্ষে থাকতে সাহায্য করে, @CMICentent এর মাধ্যমে @thatgirlrandi বলেছেন। #প্রমোদ টুইট করতে ক্লিক করুন
আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কি?
প্রেসিডেন্ট ডোয়াইট ডি. আইজেনহাওয়ার বিখ্যাতভাবে বলেছিলেন, “আমার দুই ধরনের সমস্যা আছে, জরুরি এবং গুরুত্বপূর্ণ। জরুরীগুলি গুরুত্বপূর্ণ নয় এবং গুরুত্বপূর্ণগুলি কখনই জরুরী নয়।
এই উদ্ধৃতি থেকে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স উদ্ভূত হয়েছে, কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়ার জন্য একটি উত্পাদনশীলতা কাঠামো। এটি একটি দুই বাই দুই চতুর্ভুজ এবং চারটি বর্গক্ষেত্র। y-অক্ষে “গুরুত্বপূর্ণ” এবং “গুরুত্বপূর্ণ নয়” এবং x-অক্ষে “জরুরি” এবং “জরুরি নয়” অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। আপনি আপনার x-অক্ষকে আপনার y-অক্ষের উপরে রাখবেন, এভাবে লেখার জন্য জায়গা ছেড়ে দেবেন:
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনমন্তব্য: লাইনগুলি শুধুমাত্র চিত্রিত রেফারেন্সের জন্য।
প্রতিটি বিভাগে একটি লেবেল আছে – করুন (গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি), সিদ্ধান্ত নিন (গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি নয়), প্রতিনিধি (গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি নয়), মুছুন (গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি নয়)।
এখানে মৃত্যুদন্ড কিভাবে কাজ করে:
- করছেন কাজ এখনও করা বাকি। এর অর্থ এই ঘন্টা, এই সপ্তাহ বা এই মাসে হতে পারে তবে আমি “এখন”কে ”আজ” হিসাবে সংজ্ঞায়িত করতে পছন্দ করি।
- সেট টাস্কগুলির জন্য আপনাকে কখন সেগুলি সম্পূর্ণ করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। অন্য কেউ মিটিংয়ে টাইম ব্লক পূরণ করার আগে এই কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য আপনার ক্যালেন্ডারে সময় নির্ধারণ করুন।
- প্রতিনিধি কাজগুলি আজ (বা এই সপ্তাহে) করা দরকার, তবে সেগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য আপনার কাছে সময় বা ক্ষমতা নেই, তাই আপনি বিলম্বিত হন। (পরে এই বিষয়ে আরও।)
- মুছে ফেলা কাজগুলি আপনার বা অন্যদের সময় এবং শক্তির মূল্য নয়। হয় কাজটি সরিয়ে দিন বা এর গুরুত্ব পুনর্বিবেচনা করুন এবং এটি অর্পণ করুন।
যদিও আমি আমার কাজের জন্য আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স ব্যবহার করি এবং এটি আমার দলের সাথে শেয়ার করি না, আপনি আপনার ব্যক্তিগত বা দলের চিন্তার জন্য একটি ম্যাট্রিক্স তৈরি করতে পারেন। (যদি আমার দলের কেউ আমার দেখতে চান, এটি আমার SharePoint সার্ভারের মাধ্যমে উপলব্ধ।)
@thatgirlrandi @CMICentent-এর মাধ্যমে বলেছেন যে গুরুত্বপূর্ণ/জরুরী এবং জরুরী/জরুরী/জরুরির উপর ভিত্তি করে কাজগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করার মাধ্যমে, আপনি করতে পারেন, সময়সূচী করতে, অর্পণ করতে এবং বন্ধ করতে পারেন৷ #প্রমোদ টুইট করতে ক্লিক করুন
মাইক্রোসফ্ট-এর নোট নেওয়ার সরঞ্জাম OneNote-এ আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স তৈরি করার পদক্ষেপগুলি এখানে রয়েছে৷
ধাপ 1: প্রতিটি অক্ষ সেট আপ করুন
পৃষ্ঠাটি লেবেল করুন “আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স।” প্রথম সারিতে, আপনার x-অক্ষ লেবেল করুন, “জরুরী” এবং “জরুরী নয়” টাইপ করুন। y-অক্ষ লেবেল (পরবর্তী যোগ করা হবে) এবং দুটি x-অক্ষ বিভাগের মধ্যে স্থান ছেড়ে দিতে ভুলবেন না, যাতে প্রতিটির অধীনে কাজ যোগ করার জন্য আপনার কাছে জায়গা থাকে।
এরপরে, আপনার y-অক্ষকে লেবেল করুন, “গুরুত্বপূর্ণ” টাইপ করুন এবং তারপরে “গুরুত্বপূর্ণ নয়” টাইপ করুন, কাজগুলি লেখার জন্য প্রতিটির মধ্যে স্থান ছেড়ে দিন।
আপনার ফলাফলের স্ক্রীনটি এইরকম দেখতে হবে:
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনটিপ: আপনার অক্ষ লেবেলগুলির জন্য একটি শিরোনাম শৈলী ফন্ট ব্যবহার করুন যাতে সেগুলি আপনার কাজ থেকে স্পষ্টভাবে আলাদা হয়।
ধাপ 2: চতুর্ভুজ লেবেল করুন
এখন, আপনি প্রতিটি ক্লাস সনাক্ত করতে পারেন। গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে একই লাইনে, জরুরি অধীনে একটি পাঠ্য বাক্সকে “করুন” এবং জরুরী নীচে “সিদ্ধান্ত নিন” হিসাবে লেবেল করুন।
গুরুত্বপূর্ণ নয় লাইনে যান এবং গুরুত্বপূর্ণ এর অধীনে “প্রতিনিধি” এবং জরুরি অধীনে “মুছুন” হিসাবে একটি পাঠ্য বাক্স যুক্ত করুন৷
এটিকে ঐটির মত দেখতে হবে:
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনপ্রতিটি চতুর্ভুজ লেবেলের নীচে, ডান-ক্লিক করুন এবং “ট্যাগ টু ডু” ফাংশনটি নির্বাচন করুন৷ (এটি একটি বর্গক্ষেত্রের ভিতরে একটি লাল চেকমার্ক সহ আইকন৷) এখন, আপনি প্রতিটির জন্য আপনার করণীয় চেকলিস্ট পড়তে পারেন৷
টিপ: চতুর্ভুজ শিরোনামের জন্য হেডিং টু স্টাইল ব্যবহার করুন।
ধাপ 3: ব্রেন ডাম্প আপনার কাজ
আপনার প্রথম কোয়াড্রেন্টে আপনার সমস্ত কাজ লিখুন। হ্যাঁ, আপাতত তাদের সকলকে ডিও-এর অধীনে রাখুন। আপনার ডেস্কের অগণিত নোটপ্যাড, স্টিকি নোট এবং কাগজের স্ক্র্যাপ থেকে এগুলি টানুন। আপনার ফোনের নোট, তালিকা এবং বিভিন্ন অ্যাপ থেকে সেগুলি টেনে আনুন। আপনি যা ভাবতে পারেন তা যোগ করুন – যতক্ষণ না সেগুলি এমন কাজ যার জন্য আপনি ব্যক্তিগতভাবে দায়ী। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার দলকে একটি ব্লগ নিবন্ধ তৈরি করার দায়িত্ব দেওয়া হয় এবং আপনি এটি প্রুফরিড করার জন্য দায়ী হন, তাহলে আপনি কাজটিকে “প্রুফ ব্লগ নিবন্ধ” হিসাবে তালিকাভুক্ত করবেন কারণ আপনি এটির জন্য দায়ী৷ এটি আপনার ব্যক্তিগত সংগ্রহস্থল।
ইমেল চেক করা থেকে শুরু করে একটি নতুন ডিজিটাল অ্যাসেট ম্যানেজার সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়া পর্যন্ত 15টি টাস্ক সহ আমার করণীয় তালিকার একটি উদাহরণ এখানে।
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনধাপ 4: আপনার ফাংশনগুলিকে চতুর্ভুজে সরান
আপনার কাজগুলি DO স্থানধারক থেকে তাদের উপযুক্ত চতুর্ভুজে নিয়ে যান। চতুর্ভুজের মধ্যে তাদের অগ্রাধিকার দেবেন না; শুধু তাদের সঠিক জায়গায় নিয়ে যান। ডিও-এর অধীনে থাকা কাজগুলির জন্য, আপনি এখন কী করতে পারেন তা নিয়ে ভাবুন – আজ এবং শুধুমাত্র আজ। আজ আপনার কতগুলি সভা এবং অন্যান্য দায়িত্ব রয়েছে তা বিবেচনা করুন। এটা সম্ভব যে আজ আপনার কাছে শুধুমাত্র একটি DO টাস্ক আছে, এবং সেটা ঠিক আছে। এই কারণেই ডিসাইড এবং ডেলিগেটের অধীনে টাস্ক লিস্টটি সম্ভবত দীর্ঘতর হবে৷ ডিলিটে জিনিসগুলি সরাতে ভয় পাবেন না৷ এটা একটি কারণে আছে.
আপনার সমস্ত কাজ লেখার পরে, সেগুলিকে উপযুক্ত চতুর্ভুজে নিয়ে যান – DO, DECIDE, DELEGATE, অথবা DELETE, @CMIcontent এর মাধ্যমে @thatgirlrandi বলেছেন। #প্রমোদ টুইট করতে ক্লিক করুন
আমার উদাহরণ এই মত দেখায় – DO এর অধীনে তিনটি আইটেম, সিদ্ধান্তের অধীনে সাতটি কাজ, ডিলিগেটের অধীনে চারটি আইটেম এবং মুছে ফেলার অধীনে একটি কাজ:
ধাপ 5: কোয়াড্রেন্টের কাজগুলোকে অগ্রাধিকার দিন
প্রতিটি চতুর্ভুজ থেকে সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি সাজান। আপনি মনে করতে পারেন যে কিছু কাজ একটি ভিন্ন চতুর্ভুজে যাওয়া উচিত – এটি পুরোপুরি গ্রহণযোগ্য। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ডিও তালিকার কিছু আজ আপনার দ্বারা করা সম্ভব না হয় তবে আপনাকে এটি অর্পণ করতে হবে। কার্য অর্পণ করা আপনাকে উত্পাদনশীলতার উচ্চ স্তরে পৌঁছাতে সহায়তা করে।
অগ্রাধিকারের ক্রম অনুসারে র্যাঙ্কের সাথে আমার ম্যাট্রিক্স কেমন দেখায় তা এখানে। উদাহরণস্বরূপ, DECIDE-এর অধীনে, নং 1 অগ্রাধিকার হল ইমেল চেক করা, যেখানে নং 2 টাস্ক হল সাবটাস্ক সহ সি-স্যুট (যা মূলত একটি পৃথক টাস্ক হিসাবে তালিকাভুক্ত ছিল) শীতকালীন প্রচারণার ROI ফলাফলগুলি উপস্থাপন করা হবে৷ – শীতকালীন প্রচারণার ROI গণনা করুন।
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনটিপ: পরস্পর নির্ভরশীল কাজগুলি পরপর তালিকাভুক্ত করুন, তারপরে অপারেশনের ক্রম প্রতিফলিত করতে মূল টাস্কের নীচে সাবটাস্কগুলি ইন্ডেন্ট করতে ট্যাব বোতামটি ব্যবহার করুন৷
ধাপ 6: পদক্ষেপ নিন
মেট্রিক্স তৈরি করতে OneNote ব্যবহার করার সৌন্দর্য রয়েছে – ট্যাগ যোগ করার ক্ষমতা। একটি টাস্কে ডান-ক্লিক করুন এবং একটি চেকমার্ক এবং একটি সোনার তারা সহ বাক্সটি নির্বাচন করুন৷
আমার প্রিয় কিছু টাস্ক-ম্যানেজমেন্ট ট্যাগ হল:
- করণীয় অগ্রাধিকার সংখ্যা 1
- <व्यक्ति ए> সঙ্গে আলোচনা
- ম্যানেজারের সাথে আলোচনা করুন
যদিও এই ট্যাগগুলি একটি প্রোগ্রাম করা তালিকায় আসে, অন্যান্য ট্যাগগুলি কাস্টমাইজ করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি
আমি ফ্ল্যাগ বৈশিষ্ট্যের সুবিধাও গ্রহণ করি, যা বিশেষত সিদ্ধান্তের চতুর্ভুজের কাজের জন্য সহায়ক। এটি আপনাকে “গতকাল” বা “পরবর্তী সপ্তাহ” এর মতো জেনেরিক লেবেল থেকে ক্যালেন্ডারের তারিখগুলিতে কাজগুলি ডেট করতে দেয়৷ আপনি এই কাজগুলিকে আপনার Microsoft Outlook ক্যালেন্ডারে সিঙ্ক করতে পারেন এবং তাদের সমাপ্তির জন্য অনুস্মারক সেট করতে পারেন৷
ট্যাগ এবং ফ্ল্যাগ ব্যবহার করার পাশাপাশি, আমি নোট তৈরি করতে বন্ধনী ব্যবহার করি, যেমন আমাকে একটি টাস্ক অর্পণ করতে হবে বা কোন কাজ শেষ করার আগে কার প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন। যদিও আমি”<व्यक्ति> যখন আমি “ডিসকাশন উইথ” ট্যাগ ব্যবহার করি, তখন আমার ব্র্যাকেট করা নোট আমাকে দেখতে দেয় কে কে টাস্কের টিক বক্সের উপর আমার মাউস না ঘোরালে।
আমার ম্যাট্রিক্সে এটি কেমন দেখায় তা এখানে:
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনটিপ: আপনি যদি এটি সহায়ক বলে মনে করেন, থিম বা প্রাসঙ্গিক উপাদান যেমন প্রকল্প বা সহকর্মীদের আলাদা করতে রঙের কোড ব্যবহার করুন।
ধাপ 7: আপনার নিয়ম তৈরি করুন এবং অনুসরণ করুন
আমার মেট্রিক্স পরিচালনাযোগ্য রাখতে, আমি কয়েকটি সহজ নিয়ম অনুসরণ করি:
সমস্ত কাজ এক পৃষ্ঠায় দৃশ্যমান রাখুন
যদি আমার টাস্ক লিস্ট স্ক্রীন বা পৃষ্ঠার বাইরে চলে যায়, আমার অনেকগুলি কাজ আছে। প্রচুর ফাংশন মানে চতুর্ভুজের ফাংশনগুলি পরিবর্তন করার সময় এসেছে, বিশেষ করে ডিলিগেট এবং ডিলিট৷ আমি জানি আপনি কি ভাবছেন: “আমি যদি পাঁচটি শীর্ষ অগ্রাধিকার পেতাম? আমার সমস্ত কাজ ভাঁজের উপরে রাখার কোন উপায় নেই।”
আপনি যদি সেই পয়েন্টে পৌঁছান, আপনি সঠিকভাবে অগ্রাধিকার দিচ্ছেন না। সত্যিই আপনি একদিনে অনেক কিছুই করতে পারেন।
আপনার অগ্রাধিকারগুলি দিনে তিনটিতে সীমাবদ্ধ করুন
আপনার DO কোয়াড্রেন্টে তিনটি অগ্রাধিকারমূলক কাজ বেশি রাখবেন না। হ্যাঁ, আমি বললাম তিন. অবশ্যই, প্রতিদিন আপনার ডিও চতুর্ভুজে অন্যান্য আইটেম থাকে, তবে শুধুমাত্র তিনটিই শীর্ষ অগ্রাধিকার হওয়া উচিত। এছাড়াও, আমার DO চতুর্ভুজ একটি টাস্ক এর মানে এই নয় যে এটি সেই দিন সম্পন্ন হবে। এটির স্থান নির্ধারণের অর্থ আমি আজ এটিতে কাজকে অগ্রাধিকার দিই।
টিপ: আপনি যদি নিশ্চিত আজই একটি কাজ সেরে ফেলুন, বাকি সব সিদ্ধান্ত নিন এবং তা হস্তান্তর করুন। আপনার সহকর্মীদের জানতে দিন যে আপনি সেই শীর্ষ অগ্রাধিকার ছাড়া অন্য কিছুতে কাজ করার জন্য উপলব্ধ নন। দিনের জন্য ক্যালেন্ডার ব্লক করুন যাতে মিটিং যোগ করা না হয়।
ম্যাট্রিক্সের বাইরে অর্পিত কাজগুলি নিন
একবার আপনি একটি কাজ অর্পণ করলে, এটিকে “অর্পণ করা” নামে একটি পৃথক পৃষ্ঠায় নিয়ে যান এবং এর অগ্রগতি পরীক্ষা করুন। আমার জন্য, প্রতিদিনের চেক-ইন একটু বেশি, কিন্তু প্রতিটা দিন যোগাযোগকে অনধিকার না করে প্রবাহিত রাখে।
আমার নিয়মগুলি অনুসরণ করে, আমার ম্যাট্রিক্সে এখন DELEGATE-এর অধীনে কোনও কাজ নেই, DO-এর অধীনে শুধুমাত্র তিনটি কাজ এবং DECIDE-এর অধীনে আরও কয়েকটি কাজ যোগ করা হয়েছে:
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনআমার অর্পিত টাস্ক পৃষ্ঠায় চারটি টাস্ক রয়েছে যারা সেগুলি পরিচালনা করেন তাদের নাম:
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনএকটি জয় পৃষ্ঠা তৈরি করুন
আমার বিজয় – সম্পন্ন কাজগুলি ট্র্যাক করা – আমার মেট্রিক্সের সেরা ফলাফল৷ যেকোন সম্পন্ন করা কাজ জয় পৃষ্ঠায় যায়। এটি আপনার কাজের একটি অনানুষ্ঠানিক নথি হিসাবে কাজ করে। আমি আমার জয়ের পৃষ্ঠাটি দেখতে চাই যখন আমি মনে করি যে আমি উত্পাদনশীল ছিলাম না এবং প্রমাণ আছে যে আমি কাজগুলি সম্পন্ন করেছি।
আমার বিজয় পৃষ্ঠাটি আমার আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স থেকে কপি এবং পেস্ট করা কাজগুলির একটি বুলেটযুক্ত তালিকা যখন আমি সেগুলি সম্পূর্ণ করি৷ আমি প্রতিটি টাস্ক সারিতে একটি সমাপ্তির তারিখ যোগ করি। কখনও কখনও, আমি বন্ধনীতে একটি নোট তৈরি করি। ফেব্রুয়ারিতে সম্পন্ন হওয়া সাতটি কাজের জন্য এটি কেমন দেখাচ্ছে:
সম্প্রসারিত করতে ক্লিক করুনএটা আমার সিস্টেম. এটি প্রথমে অনেকের মতো মনে হতে পারে, তাই প্রথমে এটিকে চুম্বন করুন – এটি সহজ, নির্বোধ রাখুন। পতাকা এবং ট্যাগ যোগ করার বিষয়ে খুব বেশি চিন্তা করবেন না যতক্ষণ না আপনি মেট্রিক্সে যেতে এবং ফাংশন যোগ করতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেন। আপনাকে সাহায্য করার জন্য আপনি এই টুলটি তৈরি করছেন – আপনার জন্য সেরা কাজ করার জন্য এটি কাস্টমাইজ করুন এবং সেই কাজগুলিকে পার্ক থেকে ছিটকে দিন৷
নিবন্ধে উল্লিখিত সমস্ত সরঞ্জাম লেখক দ্বারা স্বীকৃত। আপনার যদি পরামর্শ দেওয়ার জন্য কোনও সরঞ্জাম থাকে তবে দয়া করে মন্তব্যে এটি যোগ করতে দ্বিধা বোধ করুন।
বৈশিষ্ট্যযুক্ত সম্পর্কিত বিষয়বস্তু:
জোসেফ কালিনোস্কি/কন্টেন্ট মার্কেটিং ইনস্টিটিউটের কভার ইমেজ